A tecnologia tem implementado mudanças consideráveis em vários processos corporativos nos últimos anos. O controle de entradas e saídas dos armazéns logísticos não ficou de fora desse cenário. Ainda mais com o impacto que eles têm ao longo de toda a cadeia de suprimentos.
Afinal, são os pontos responsáveis pela conservação e distribuição de mercadorias em geral. Dessa forma, esses locais cumprem uma função essencial para otimizar o fluxo operacional de muitas empresas. Portanto, devem receber bastante atenção para evitar perdas e retrabalhos.
Hoje em dia, cada detalhe que faz parte dessas operações, englobando espaços de estoque de diferentes itens, embalagens, fracionamentos, refrigeração e segurança, por exemplo, faz diferença para o resultado de longo prazo.
Quer ficar por dentro do assunto? Então descubra desafios, dicas e 5 vantagens de automatizar esse processo neste post!
Importância de ter um controle de entradas e saídas eficiente
O controle de entradas e saídas pode até parecer algo banal, mas sem eficiência tende a gerar diversas dificuldades, como:
- filas de espera de caminhões para deixar cargas;
- falta de materiais na produção ou no ponto de venda;
- compras desnecessárias;
- desperdícios e perdas de itens perecíveis;
- baixa previsibilidade financeira e de giro.
Apenas essa lista de problemas já influencia negativamente em um negócio. Pense só: sem matéria-prima uma indústria não produz, sem produtos o comércio não vende e por aí vai, sendo que tudo depende de tal organização para ocorrer corretamente.
Além disso, ter a quantidade certa de produtos em estoque evita a necessidade de aquisições emergenciais com preços altos. Por outro lado, excessos diminuem a liquidez da empresa, uma vez que valores ficam parados no armazém quando poderiam ser investidos nas demais atividades.
Mais que isso, toda a cadeia de suprimentos demanda um bom trabalho dessa área. Os prazos de entrega são um exemplo de seu impacto ao longo dela. Afinal, não podem ser cumpridos sem disponibilidade ou passam a ser apertados se o cliente tem pressa de receber o que comprou por estar precisando com urgência.
Em consequência, quando os atores envolvidos, especialmente os armazéns logísticos, conseguem oferecer serviços mais qualificados, acabam se destacando frente ao mercado. Ou seja, trata-se de um diferencial competitivo para o conjunto de empreendimentos que formam essa rede.
Principais desafios do controle de entradas e saídas
A quantidade elevada de mercadorias que circulam por dia dentro de um armazém logístico gera uma série de situações exigentes. A seguir, confira alguns desafios tão comuns quanto importantes para o controle de entradas e saídas!
Processos manuais
Qualquer ação envolvendo seres humanos fica, naturalmente, sob risco de falhas. E quanto maior o volume de processos manuais dentro do armazém, maior a chance de surgir retrabalhos por causa disso.
Desde a identificação errada de produtos até meros erros de digitação, passando por pequenos gargalos, podem gerar problemas sérios mais adiante. A fluidez no gerenciamento de informações que a digitalização oferece também ajuda a eliminar contratempos, como:
- atrasos na entrega;
- desatualização tributária;
- acréscimo de custos;
- perdas por vencimento;
- compras desnecessárias.
Falhas na separação
Lacunas no controle de entradas e saídas também afetam diretamente o consumidor. Afinal de contas, falhas na separação deixam todo o processo vulnerável a envios enganosos, algo capaz de prejudicar bastante a experiência do cliente.
A operação precisa ser checada com frequência para reduzir a probabilidade de que o receptor exija a troca do item devido a um erro no que foi enviado. Além de abalar a reputação da marca, isso ainda faz as despesas logísticas subirem.
Desatualização de itens estocados
Conforme o tamanho do armazém cresce, mais difícil se torna o processo de atualização das movimentações em tempo real. Mercadorias entram e saem a todo instante, o que demanda uma alta eficiência operacional para controlar isso, evitando divergências no inventário.
Além do mais, contar com dados realistas a respeito da disponibilidade de determinado item é fundamental. Pois, entrega efeitos positivos para todos os estágios de venda. Resolver esse exigente desafio deve figurar entre as prioridades do setor responsável pela logística, buscando a eliminação de inconsistências.
Ausência de padrões
O controle de entradas e saídas demanda muita padronização, mesmo em operações de pequena escala. A começar pelo registro da mercadoria, incluindo sistema de codificação e descrição, para evitar confusões em que um item seja lançado em outro, por exemplo.
Mais que isso, estabelecer um padrão para a execução das tarefas dentro do armazém também é fundamental. Desde a forma como os produtos são organizados até classificar as caixas usadas no envio por cor são elementos que compõem um procedimento de gestão de estoque eficaz.
Impacto da tecnologia nesse contexto
Ainda que muitos processos dentro de um armazém demandem algum tipo de interferência humana, a cada dia novos recursos tecnológicos são desenvolvidos para automatizar e facilitar esses procedimentos. Isso inclui:
- sistemas de gestão que registram as vendas, emitem notas, imprimem etiquetas automaticamente etc.;
- máquinas automatizadas que movimentam mercadorias internamente seguindo uma programação;
- sensores que verificam anomalias e mudanças do que está armazenado.
A partir desses elementos, atinge-se um alto nível de precisão, visibilidade e eficiência, uma vez que os profissionais passam a se dedicar a tarefas de atendimento, conferência ou análise, reduzindo falhas.
5 vantagens do uso da automatização logística
O excesso de papéis e a comunicação lenta de outros tempos ficaram para trás. Hoje, a realidade de um setor de armazenamento logístico em que a automação se destaca é marcada por práticas muito mais modernas e flexíveis. Confira 5 vantagens de investir nisso para o controle de entradas e saídas!
1. Redução de custos
A diversidade de características entre as mercadorias presentes em um armazém obriga o cuidado constante para que nenhuma sofra prejuízos por má acomodação ou com condição climática desfavorável, entre outros fatores.
O risco de avarias e extravios é impossível de ser eliminado. Mas um controle de entradas e saídas eficaz, seguindo dados de data, lote além das demais peculiaridades dos produtos, evita perdas, dando uma maior vida útil aos itens.
Se existe um menor desperdício e um maior aproveitamento do que está estocado, devido ao monitoramento satisfatório, uma das consequências diretas está na redução de custos relacionados ao setor de logística da empresa.
2. Melhorias no atendimento
Acréscimos de agilidade e dinamismo significam, como consequência, mais tempo para cuidar de outras tarefas essenciais em uma empresa. Uma delas é o atendimento. Algo essencial atualmente.
A partir de processos logísticos otimizados, os pedidos, em geral, são entregues dentro de períodos muito menores. Combinando esse benefício à precisão sobre a disponibilidade de itens armazenados, o resultado é o aumento da satisfação dos clientes.
3. Otimização do espaço físico
Qualificar o estoque de mercadorias em armazéns demanda o máximo aproveitamento de cada metro quadrado. Afinal de contas, mais espaço quer dizer mais margem para alocar novos itens no ambiente — que pode ser um galpão, por exemplo — e menos tempo para encontrar determinado produto.
Para esse controle, são considerados aspectos específicos, como rotatividade, modelo de embalagem, proximidade e outros fatores capazes de agregar tanto agilidade quanto eficiência aos processos. De quebra, ainda se ganha tempo ao investir na otimização do espaço físico.
4. Controle do inventário
No tópico sobre desafios da armazenagem logística, é mencionada a importância da atualização em tempo real das movimentações. Isso porque controlar com exatidão o inventário é um dos principais benefícios do investimento em tecnologias de automação para o setor.
Partindo do princípio de que as mercadorias ficam adequadamente registradas e identificadas com etiquetas, o software lê a quantidade exata de itens à disposição no momento, atualizando o sistema de maneira precisa.
Outra vantagem: cai a necessidade de arquivar documentos para o controle de entradas e saídas, reduzindo falhas enquanto assegura um acréscimo de precisão nos dados ligados a quantidades em estoque.
5. Ganho de produtividade
Tempo é dinheiro. Portanto, todos os benefícios da automação resultam, ao final, em um incrível ganho de produtividade. Sem papéis inúteis, com a possibilidade de direcionar atenções a outros pontos, fica mais fácil aproveitar as oportunidades que surgem.
Nesse sentido, a melhora vai desde a quitação de impostos com data agendada até a melhoria na execução de cada uma das ações logísticas dentro do armazém, como:
- estoque;
- preservação;
- transporte interno e externo
- segurança;
- análise.
Dicas para uma gestão mais efetiva
Determinadas práticas, apesar de simples, garantem bastante eficiência no controle de entradas e saídas dentro de um armazém logístico. São as ações mais que recomendadas. Entre as principais se destacam:
- cadastros precisos — o cuidado nos cadastros é o que permite o funcionamento harmônico do programa de gestão. Assim, trata-se de um princípio que facilita a identificação e a localização dos itens;
- registro de embalagens — de caixas a pallets, passando por sacos de plástico, Big Bags ou qualquer semelhante, tê-las cadastradas adequadamente agiliza esse processo com o auxílio do software;
- relatórios gerenciais — a documentação do que se passa no armazém é importante para avaliar o andamento das próprias operações, e, usando um sistema automatizado, todo esse processo torna-se muito mais ágil.
Conforme observado ao longo do post, o controle de entradas e saídas é essencial para o sucesso das operações logísticas no armazém. Com a quantidade de alternativas modernas de automação, basta adotar as práticas certas para tornar todas as operações muito mais ágeis, ganhando tempo, reduzindo despesas e satisfazendo o cliente final.
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