Uma das melhores formas de ter um negócio sustentável é saber como controlar o estoque. Deixar de efetuar uma venda porque a matéria-prima para produzir determinado item acabou e não foi reposta é sinônimo de má administração — e você não quer isso!
Na verdade, ninguém quer. Logo, é fundamental que o controle seja eficiente e evite furos. O mesmo vale para aquele grande volume de produtos parados, o que significa que o seu dinheiro também está parado. São detalhes fundamentais para que sua empresa prospere e se diferencie no mercado.
Mas esse não é um dos processos mais simples, pois requer atenção e profissionalismo. Para evitar que a sua empresa sofra com uma má gestão do estoque, preparamos um post com 7 dicas fundamentais. Confira e saiba como ficar livre de prejuízos!
Tenha um profissional dedicado
O primeiro passo para evitar furos é profissionalizar o setor. Tenha sempre um profissional dedicado cuidando do estoque, que não precisa necessariamente atuar de forma exclusiva nesse departamento. Ainda assim, é recomendado que apenas uma pessoa seja responsável.
Isso permite um controle eficaz das entradas e saídas, que deverão ser sempre anotadas. Afinal, há inúmeros relatos de empresas cujos funcionários venderam determinado item e não deram baixa no estoque. Sem controle, isso pode representar um sério problema para sua empresa e, inclusive, perda de receita.
Faça inventários periódicos
Saiba o que você tem. Para isso, é fundamental realizar inventários periódicos de tudo o que entra e sai do seu estoque. Assim, terá plena certeza do que possui, sobre os prazos de validade e itens que estão parados há mais tempo — sem giro e, consequentemente, sem trazer retorno financeiro para a sua empresa.
Com inventários periódicos você pode estabelecer ações para que os produtos parados sejam negociados de forma diferenciada. Bons exemplos são promoções, liquidações ou ações pontuais.
Por sua vez, os itens próximos ao prazo de validade precisam ser negociados com urgência. Afinal, não se pode vender produtos vencidos sob pena de sofrer severas sanções. Estas podem incluir até mesmo o fechamento do seu negócio pela Vigilância Sanitária.
No inventário, liste todos os produtos que estão estocados e a quantidade de cada um. É fundamental fazer o cruzamento de dados com o que entrou e o que saiu para verificar se não há nenhum furo que representará sério prejuízo a sua empresa.
Integre as outras áreas
A integração entre os setores da empresa é importante para que o seu estoque esteja sempre em dia. Pior coisa que pode acontecer é o seu setor de vendas fechar um grande negócio e, em seguida, descobrir que o item está em falta por ausência de matéria-prima ou outro motivo e que a entrega levará várias semanas.
Com o setor de compras tendo noção das perspectivas de venda do setor responsável pela negociação dos produtos de sua empresa, também fica mais fácil planejar a compra da matéria-prima. Por isso, é importante que os setores de vendas e compras interajam sempre.
Organize os produtos
A melhor forma de ter um controle de estoque eficiente é saber exatamente o que possui. Para facilitar esse trabalho, é necessário que os itens estejam organizados, o que facilita o inventário e garante que o processo de conferência fique mais rápido no momento da venda.
Além disso, a organização evita que você perca produtos por questão de validade. Recomenda-se que os itens com validade menor estejam à frente para serem comercializados antes, enquanto aqueles com prazo maior fiquem para depois.
Organizar os produtos similares em lugares próximos também facilita o controle visual. Dessa forma, é possível verificar quais têm maior saída e otimizar a reposição.
Planeje as compras
As compras devem ocorrer baseadas no histórico de vendas, não no volume de produtos que estão no estoque. Assim você não precisa manter um volume muito grande daqueles produtos que quase não saem, mas sim das opções com maior giro.
Isso novamente exige a integração da equipe de vendas e de compras para que a percepção seja repassada à equipe e o planejamento das compras ocorra sempre da melhor maneira. Essa é mais uma forma de a sua empresa ter eficiência e mais qualidade com menor custo.
Negocie com fornecedores
A negociação com fornecedores é importantíssima para que seu estoque não fique sem aquele produto fundamental. Além de se preocupar com preço e quantidade, é bom estar sempre atento aos prazos previstos para a entrega.
Tenha em mente quanto tempo o fornecedor levará para entregar determinado produto e faça as compras com antecedência, antes que o último item chegue ao fim. Isso evita que a sua equipe venda um produto que você não conseguirá entregar dentro do prazo, o que pode tirar a credibilidade da empresa.
Contrate um software especializado
O caderno, as planilhas e a organização são importantes, mas nada supera o uso de um software no controle do estoque. Com o uso da ferramenta digital ideal, toda a sua equipe estará envolvida no processo e poderá realizar vendas com a segurança de que o produto será entregue no prazo.
O software também permitirá à equipe de compras verificar tendências de venda, média e demais itens para planejar o melhor momento para a compra. Isso pode até representar um melhor preço de negociação.
Para o empresário, o uso do aplicativo permite controle total do negócio, garantindo mais segurança a todo o processo e gerando mais oportunidades para prospectar novos clientes. Ou seja, um software ajudará você a tomar sempre as melhores decisões.
Como verificamos neste artigo, o controle de estoque é fundamental para que a saúde de sua empresa esteja sempre em dia. Mas vários itens precisam ser considerados para que não existam furos.
Seguindo estas dicas, você saberá como controlar o estoque para ficar livre de prejuízos. Considere sempre profissionalizar o setor para que seus ganhos sejam otimizados e sua empresa siga na preferência da clientela.
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