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Entenda como fazer uma gestão de frotas de forma eficiente!

Modificado em: outubro 5, 2023

Gerenciar os veículos utilizados pela empresa não se resume ao ato de encontrar um espaço para estacioná-los. É preciso lidar com outras questões, como a manutenção preventiva, o planejamento de rota, a análise do estado de cada veículo e também com os fatores que envolvem diretamente os motoristas.

Nesse sentido, a gestão de frotas surge como um conjunto de práticas dedicados a auxiliar os gestores a mapearem os fatores que devem ser considerados para cuidar dos seus veículos — e também dos funcionários que lidam com eles.

Neste post, falaremos um pouco mais do conceito de gestão de frotas, os benefícios de contar com esse gerenciamento e as etapas para fazê-lo. Boa leitura!

O que é a gestão de frotas?

A gestão de frotas é, basicamente, o gerenciamento dos veículos utilizados por uma empresa. Nesse sentido, ela envolve a análise do uso e também estratégias para otimizar os recursos relacionados ao transporte.

A gestão de frotas também envolve os motoristas, de modo que eles tenham todo o suporte e a capacitação necessária para transportar cargas. Além disso, por meio da tecnologia, os gestores conseguem monitorar os trajetos e o comportamento dos condutores, de modo a evitar infrações e oferecer as melhores rotas.

O gerenciamento de frotas garante que todos os processos relacionados à manutenção sejam otimizados, de modo a cortar desperdícios e gerar o máximo de lucro para a empresa. Quando o trabalho é bem-feito, os gestores poderão identificar veículos parados e em más condições, por exemplo — e tomar decisões de modo a evitar o prejuízo decorrente.

Quais são as vantagens de realizá-la?

A boa gestão de frotas elimina riscos, uma vez que promove ações para aumentar a vida útil do veículo e de acompanhamento ao motorista, mas esse não é o único benefício. Será possível evitar:

  • mercadorias danificadas, o que costuma ocorrer quando a rota não é bem planejada e o motorista precisa trafegar por vias em mau estado de conservação, por exemplo;
  • acidentes causados por problemas nos veículos ou por motoristas que não cumprem boas práticas de transporte;
  • gastos excessivos com manutenção corretiva, quando o reparo é efetuado quando o veículo já está danificado. Será possível evitar esses custos com ações preventivas;
  • redução dos custos operacionais. Com o monitoramento e o uso de um software de gestão, será possível identificar problemas como consumo exagerado de combustível, problemas na jornada de trabalho que gerem horas extras para o condutor, entre outros.

Note que a boa gestão envolve a conservação adequada dos veículos, de modo que eles trafeguem em boas condições e tenham sua vida útil elevada. Nesse sentido, a produtividade do negócio também tende a aumentar, uma vez que não haverá atrasos nas entregas e menos acidentes. Tudo isso gera um nível maior de satisfação dos clientes.

Como fazer a gestão de frotas eficientemente?

Agora, mostraremos os principais passos para colocar a gestão de frotas em prática.

Faça a análise da frota

A primeira etapa é listar todos os ativos que a empresa que faz a gestão tem. Por isso, registre todos os veículos, separando as informações pelos tipos: caminhão, carro, moto etc.

Depois, descreva a situação de cada ativo, de modo a compreender se os veículos da frota estão bem conservados ou se precisam de reparos e manutenção preventiva.

A partir daí, é preciso registrar quantos quilômetros (em média) cada um deles roda mensalmente e comparar com os valores indicados que eles rodem. Essas informações podem ser encontradas no manual do proprietário ou com o auxílio de uma oficina mecânica de confiança.

Defina uma política de frotas

Após listar os ativos da sua fruta, é o momento de definir uma política para a gestão. Desse modo, será possível mapear os problemas e se antecipar a possíveis falhas.

Aqui, você define metas, prazos e os meios para alcançar os seus objetivos. Por isso, é importante que você descreva, com detalhes, os serviços oferecidos pela sua frota. Também pense em diretrizes que contemplem os colaboradores e os clientes.

Afinal, não adianta estabelecer prazos irreais de entrega para agradar os clientes, mas colocando muita pressão em cima dos motoristas, por exemplo. Isso pode causar acidentes e avarias nos veículos.

Gerencie os custos

Felizmente, é possível cumprir a sua política de frotas e ainda cortar custos oriundos das práticas anteriores. Contudo, é preciso ter muito cuidado para não cometer exageros: registre todos os custos, como valores de viagens, substituição de peças, abastecimentos, pedágios, despesas e salário dos motoristas, entre outros.

Só com esse mapeamento já ficará mais fácil identificar desperdícios ou recursos mal alocados, como o excesso de investimentos em uma área e a falta em outra.

Também é preciso entender que cortes malplanejados têm o efeito contrário, isto é, redução da produtividade. Por isso, evite cortar despesas com manutenção preventiva dos veículos, por exemplo, essenciais para que o nível do transporte não seja afetado.

Faça o planejamento das rotas

Planejar as rotas também é um passo fundamental na gestão de frotas. Isso porque esse trabalho resultará na previsibilidade de gastos, na redução dos custos e ajuda a definir rotas mais tranquilas e rápidas, otimizando também o tempo dos condutores.

Ainda, esta etapa considera fatores de segurança e possíveis necessidades de mudança de rota — como pode ocorrer em períodos de chuva, acidentes e outros fatores que afetam as estradas.

Use a tecnologia

Hoje, é possível contar com softwares de gestão dedicados à manutenção da frota, de modo que você tenha todos os dados necessários para otimizar a sua operação. Além disso, eles centralizam as informações, facilitando a consulta por parte dos gestores.

Alguns dos softwares presentes no mercado também promovem a automatização de processos, o que evita que os próprios colaboradores tenham que perder tempo inserindo esses dados de maneira manual. Podemos citar as seguintes funcionalidades, que podem variar de acordo com cada solução:

  • localização da carga transportada em tempo real, o que ajuda no cumprimento dos prazos e proporciona que os gestores acompanhem o trajeto do motorista, provendo todo o suporte necessário;
  • sistemas de monitoramento que ajudam a verificar se os motoristas da frota estão cumprindo a legislação de trânsito e conduzindo os veículos pelas vias mais seguras. Também é possível monitorar infrações como excesso de velocidade e ultrapassagens em áreas proibidas;
  • disponibilidade dos veículos na frota;
  • previsão de gastos e gestão de documentos;
  • produção de relatórios de consumo;
  • planejamento de rotas personalizadas;
  • análise da condução do motorista, para os gestores decidirem se precisam investir em capacitação;
  • entre outros benefícios.

Como você viu no artigo, a gestão de frotas envolve uma série de fatores: manutenção preventiva dos veículos, registro das condições atuais dos ativos, acompanhamento dos motoristas e planejamento de rotas, por exemplo. Com as práticas que abordamos aqui, e com a adoção de uma solução digital dedicada ao transporte, será bem mais fácil realizar um bom gerenciamento.

Curtiu o artigo e quer continuar lendo sobre transporte e logística? Então, saiba como escolher o melhor caminhão para a sua frota!

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