Gerenciar os veículos utilizados pela empresa não se resume ao ato de encontrar um espaço para estacioná-los. É preciso lidar com outras questões, como a manutenção preventiva, o planejamento de rota, a análise do estado de cada veículo e também com os fatores que envolvem diretamente os motoristas.
Nesse sentido, a gestão de frotas surge como um conjunto de práticas dedicados a auxiliar os gestores a mapearem os fatores que devem ser considerados para cuidar dos seus veículos — e também dos funcionários que lidam com eles.
Neste post, falaremos um pouco mais do conceito de gestão de frotas, os benefícios de contar com esse gerenciamento e as etapas para fazê-lo. Boa leitura!
O que é a gestão de frotas?
A gestão de frotas é, basicamente, o gerenciamento dos veículos utilizados por uma empresa. Nesse sentido, ela envolve a análise do uso e também estratégias para otimizar os recursos relacionados ao transporte.
A gestão de frotas também envolve os motoristas, de modo que eles tenham todo o suporte e a capacitação necessária para transportar cargas. Além disso, por meio da tecnologia, os gestores conseguem monitorar os trajetos e o comportamento dos condutores, de modo a evitar infrações e oferecer as melhores rotas.
O gerenciamento de frotas garante que todos os processos relacionados à manutenção sejam otimizados, de modo a cortar desperdícios e gerar o máximo de lucro para a empresa. Quando o trabalho é bem-feito, os gestores poderão identificar veículos parados e em más condições, por exemplo — e tomar decisões de modo a evitar o prejuízo decorrente.
Quais são as vantagens de realizá-la?
A boa gestão de frotas elimina riscos, uma vez que promove ações para aumentar a vida útil do veículo e de acompanhamento ao motorista, mas esse não é o único benefício. Será possível evitar:
- mercadorias danificadas, o que costuma ocorrer quando a rota não é bem planejada e o motorista precisa trafegar por vias em mau estado de conservação, por exemplo;
- acidentes causados por problemas nos veículos ou por motoristas que não cumprem boas práticas de transporte;
- gastos excessivos com manutenção corretiva, quando o reparo é efetuado quando o veículo já está danificado. Será possível evitar esses custos com ações preventivas;
- redução dos custos operacionais. Com o monitoramento e o uso de um software de gestão, será possível identificar problemas como consumo exagerado de combustível, problemas na jornada de trabalho que gerem horas extras para o condutor, entre outros.
Note que a boa gestão envolve a conservação adequada dos veículos, de modo que eles trafeguem em boas condições e tenham sua vida útil elevada. Nesse sentido, a produtividade do negócio também tende a aumentar, uma vez que não haverá atrasos nas entregas e menos acidentes. Tudo isso gera um nível maior de satisfação dos clientes.
Como fazer a gestão de frotas eficientemente?
Agora, mostraremos os principais passos para colocar a gestão de frotas em prática.
Faça a análise da frota
A primeira etapa é listar todos os ativos que a empresa que faz a gestão tem. Por isso, registre todos os veículos, separando as informações pelos tipos: caminhão, carro, moto etc.
Depois, descreva a situação de cada ativo, de modo a compreender se os veículos da frota estão bem conservados ou se precisam de reparos e manutenção preventiva.
A partir daí, é preciso registrar quantos quilômetros (em média) cada um deles roda mensalmente e comparar com os valores indicados que eles rodem. Essas informações podem ser encontradas no manual do proprietário ou com o auxílio de uma oficina mecânica de confiança.
Defina uma política de frotas
Após listar os ativos da sua fruta, é o momento de definir uma política para a gestão. Desse modo, será possível mapear os problemas e se antecipar a possíveis falhas.
Aqui, você define metas, prazos e os meios para alcançar os seus objetivos. Por isso, é importante que você descreva, com detalhes, os serviços oferecidos pela sua frota. Também pense em diretrizes que contemplem os colaboradores e os clientes.
Afinal, não adianta estabelecer prazos irreais de entrega para agradar os clientes, mas colocando muita pressão em cima dos motoristas, por exemplo. Isso pode causar acidentes e avarias nos veículos.
Gerencie os custos
Felizmente, é possível cumprir a sua política de frotas e ainda cortar custos oriundos das práticas anteriores. Contudo, é preciso ter muito cuidado para não cometer exageros: registre todos os custos, como valores de viagens, substituição de peças, abastecimentos, pedágios, despesas e salário dos motoristas, entre outros.
Só com esse mapeamento já ficará mais fácil identificar desperdícios ou recursos mal alocados, como o excesso de investimentos em uma área e a falta em outra.
Também é preciso entender que cortes malplanejados têm o efeito contrário, isto é, redução da produtividade. Por isso, evite cortar despesas com manutenção preventiva dos veículos, por exemplo, essenciais para que o nível do transporte não seja afetado.
Faça o planejamento das rotas
Planejar as rotas também é um passo fundamental na gestão de frotas. Isso porque esse trabalho resultará na previsibilidade de gastos, na redução dos custos e ajuda a definir rotas mais tranquilas e rápidas, otimizando também o tempo dos condutores.
Ainda, esta etapa considera fatores de segurança e possíveis necessidades de mudança de rota — como pode ocorrer em períodos de chuva, acidentes e outros fatores que afetam as estradas.
Use a tecnologia
Hoje, é possível contar com softwares de gestão dedicados à manutenção da frota, de modo que você tenha todos os dados necessários para otimizar a sua operação. Além disso, eles centralizam as informações, facilitando a consulta por parte dos gestores.
Alguns dos softwares presentes no mercado também promovem a automatização de processos, o que evita que os próprios colaboradores tenham que perder tempo inserindo esses dados de maneira manual. Podemos citar as seguintes funcionalidades, que podem variar de acordo com cada solução:
- localização da carga transportada em tempo real, o que ajuda no cumprimento dos prazos e proporciona que os gestores acompanhem o trajeto do motorista, provendo todo o suporte necessário;
- sistemas de monitoramento que ajudam a verificar se os motoristas da frota estão cumprindo a legislação de trânsito e conduzindo os veículos pelas vias mais seguras. Também é possível monitorar infrações como excesso de velocidade e ultrapassagens em áreas proibidas;
- disponibilidade dos veículos na frota;
- previsão de gastos e gestão de documentos;
- produção de relatórios de consumo;
- planejamento de rotas personalizadas;
- análise da condução do motorista, para os gestores decidirem se precisam investir em capacitação;
- entre outros benefícios.
Como você viu no artigo, a gestão de frotas envolve uma série de fatores: manutenção preventiva dos veículos, registro das condições atuais dos ativos, acompanhamento dos motoristas e planejamento de rotas, por exemplo. Com as práticas que abordamos aqui, e com a adoção de uma solução digital dedicada ao transporte, será bem mais fácil realizar um bom gerenciamento.
Curtiu o artigo e quer continuar lendo sobre transporte e logística? Então, saiba como escolher o melhor caminhão para a sua frota!
